大型企業年會策劃酒店(diàn)選擇、場地布置攻略
大型企業年會策劃酒店(diàn)選擇、場地布置攻略
眼看2020年近在眼前了，行政和市場的小(xiǎo)夥伴們已經開始準備企業公(gōng)司年會了吧？年會執行起來一點都不輕松，事多(duō)還雜亂，是整個年會過程中(zhōng)最勞神傷腦的一個過程了，需要團隊緊密合作(zuò)及後勤同事們細心付出，這還不夠。
今天，阿南就給大家梳理(lǐ)一下年會執行過程中(zhōng)的一些細節，同時執行時間順序也是很(hěn)重要的哦。如果第一步做不好，接下來有(yǒu)很(hěn)多(duō)無用(yòng)功等着你做呢(ne)。同時，阿南還會給大家分(fēn)享年會活動最重要的兩個環節：年會場地+年會節目，一定要看到最後哦！
首先給大家分(fēn)享的是：
年會策劃中(zhōng)，都包含那些執行細節
01 預定年會場地
例如預定酒店(diàn)、聚餐地點、團建地點和年會内容等。
02 将确定好的年會時間地點通知公(gōng)司全體(tǐ)人員
預定好年會場地之後，接下來就是把地點時間公(gōng)布給公(gōng)司全體(tǐ)人員，确定員工(gōng)出行名(míng)單，盡早完成來回車(chē)程的訂票，或者找好一些服務(wù)商(shāng)包車(chē)也是可(kě)以的。
03 員工(gōng)的出行名(míng)單确定酒店(diàn)入住名(míng)單
如果在入住時間内，部門小(xiǎo)組有(yǒu)會議的，要提前上報安(ān)排會議地點；
在員工(gōng)簽到之前，房卡要提前分(fēn)好，主要為(wèi)了避免因為(wèi)簽到人數多(duō)，導緻房卡及簽到台會搞得很(hěn)亂；
如果簽到台有(yǒu)禮物(wù)發發放，可(kě)以在簽到表中(zhōng)标注好，這樣可(kě)以避免誤領、少領、多(duō)領的情況發生。
年會的物(wù)料要集中(zhōng)放在一起，避免年會工(gōng)作(zuò)人員到處找東西找不到。
04年會負責人員要進行禮品采購(gòu)
采購(gòu)也是一件繁瑣的事情，既然是年會就少不了獎勵，在禮品上的選擇可(kě)以考慮參考下專業的年會顧問組的意見，找一些實用(yòng)并且有(yǒu)紀念價值意義的禮品。
05 找好與年會相關主題的素材
先把年會的主題确定好，設計的風格要統一，确定要好年會主題需要的相關素材及物(wù)料，尺寸和擺放位置也要提前也要确定好。
既然是年會，LED屏幕是少不了的，需要提前測試一下LED屏效果，LED屏幕的質(zhì)量不一樣，效果不一樣哦！
06做好線(xiàn)上預熱工(gōng)作(zuò)
這也是在年度會議上檢測團隊創造力的一部分(fēn)。
年會通過新(xīn)媒體(tǐ)渠道通過劇透的形式來緩慢引出年會，以提高員工(gōng)對年會的期望。
這也是展示公(gōng)司良好形象的一種方式。
07 白天的會議要組織好
例如分(fēn)享人員，分(fēn)享主題，分(fēn)享每個部門的秩序。這個環節包括邀請外賓，确認出席名(míng)單，安(ān)排卡片訂購(gòu)和制作(zuò)卡，在午餐時間拍一張集體(tǐ)照片。
08白天會議時間安(ān)排要适當
年會執行第八步白天的會議是在上午和下午舉行，因為(wèi)會持續很(hěn)長(cháng)時間，除了午餐和休息時間，圓桌BBS可(kě)以穿插一些大家感興趣的話題，會議的節奏可(kě)根據情況調整。
此外，在當天的會議中(zhōng)，上午和下午将有(yǒu)10-20分(fēn)鍾的休息時間。
休息期間，你可(kě)以準備一些點心，準備一個鍾。
休息之後，你可(kě)以通過鈴聲告訴大家繼續進入會議。
09組織好晚宴的節目
包括各部門的背景音樂、節目和主持人的選擇，晚宴的LED屏幕應與白天的會議不同；在正式會議結束和晚宴前休息一小(xiǎo)時左右，以便參加表演的同事休息。
參加表演的員工(gōng)可(kě)以利用(yòng)這休息的間隙來幾次簡單的排練。
此時，其他(tā)同事也可(kě)以在合影牆前拍照。
為(wèi)了增加晚宴的樂趣，我們可(kě)以采取更多(duō)的晚宴創新(xīn)案例。
10 優秀員工(gōng)頒獎環節
如果獎勵對象是優秀員工(gōng)，則需要盡快确定相應的名(míng)單，包括定制的獎品，如證書、獎杯等。
為(wèi)每一位優秀員工(gōng)準備一份介紹，另一個是讓每個人知道為(wèi)什麽同事會得到獎勵。
此外，其他(tā)部門的領導将頒發獎品，尤其是那些合作(zuò)較多(duō)的部門，如銷售主管給技(jì )術同事，技(jì )術主管給銷售同事，這反映了部門之間的相互認可(kě)。
11 抽獎環節是熱情最高的環節一定要策劃好
晚宴的另一個重要部分(fēn)就是抽獎了。
如何讓抽獎環節更精(jīng)彩？
除了增加禮品的購(gòu)買量，還可(kě)以使用(yòng)最傳統的紙質(zhì)抽獎。
例如，員工(gōng)号碼，在抽獎前搖動抽獎盒。
之後，抽獎中(zhōng)獎者宣布員工(gōng)号。
整個過程比電(diàn)子抽獎更有(yǒu)趣。
晚宴比白天的會議更有(yǒu)趣。
12 涉及客戶、及合作(zuò)夥伴的年會
如果顧客、合作(zuò)夥伴的晚宴等嘉賓的邀請，準備邀請函、禮物(wù)、會議和晚餐的座位，以及代表們的演講。
13 晚宴的第二天行程安(ān)排要提前通知
當天的晚餐通常結束得很(hěn)晚。
畢竟，這是艱難的一年，每個人都有(yǒu)很(hěn)多(duō)話要說，還有(yǒu)很(hěn)多(duō)酒要喝(hē)，如果有(yǒu)第二天的日程安(ān)排，通知酒店(diàn)安(ān)排早的服務(wù)，以免影響整個計劃的進行。
14 接送車(chē)輛要預約好
根據員工(gōng)的返程安(ān)排，預約接送車(chē)輛，并分(fēn)趟分(fēn)地點發送。
15 要有(yǒu)簡單的活動應急預案
做一些簡單的活動應急預案，至少知道公(gōng)司哪些同事了解一些基本的急救知識，并能(néng)做一些基本的急救措施，酒店(diàn)附近最近的醫(yī)院等等。
16 年會其他(tā)細節
在其他(tā)年度會議的實施過程中(zhōng)有(yǒu)很(hěn)多(duō)細節。
如果處理(lǐ)得當，它可(kě)以給人們留下好印象。
例如，除了在會議前以電(diàn)子郵件、圖片和H5的形式将日程表發送給同事之外，它還可(kě)以打印一份放在在簽到登記處，每天結束時，分(fēn)别編輯第二天的議程，并通過WeChat群等方式将筆(bǐ)記發送給每個人。
如果餐是自助餐，請事先與酒店(diàn)确認自助餐可(kě)以容納人。
在實施過程中(zhōng)，不可(kě)避免地會遇到各種臨時或特殊的要求，由此引起的變化必須更新(xīn)為(wèi)相應的表單形式，并與工(gōng)作(zuò)組的每個成員同步。
這也是為(wèi)什麽在年度會議策劃階段更詳細的項目準備表的原因。
年會場地選擇有(yǒu)哪些？
接下來阿南給大家分(fēn)享一下年會的場地選擇，畢竟一個能(néng)夠打卡拍照炫耀的年會也算是一個高大上年會的門面。
01 酒店(diàn)
因為(wèi)酒店(diàn)的設備設施可(kě)以在最大的程度上滿足大家對年會内容的需求，所以這是80%的公(gōng)司都會選擇的常規操作(zuò)。
當然，常規的操作(zuò)也可(kě)以吸睛的亮點。
比如：主題酒店(diàn)，想去浪漫的歐洲？清新(xīn)文(wén)藝的亞洲？當然你想去熱火朝天的非洲都可(kě)以，隻要選擇對合适的主題酒店(diàn)，這些要求通通都滿足，滿滿的異國(guó)風情，每一款都适合自家挑剔的員工(gōng)。
02 體(tǐ)育館
提到了體(tǐ)育館第一個想到的絕對是阿裏的萬人年會了，先不說各種黑科(kē)技(jì )，馬雲爸爸的節目，能(néng)在體(tǐ)育館辦(bàn)一場秩序井然還出圈的年會，忒厲害。
因為(wèi)是體(tǐ)育館所以對于面積容量、人數的限制能(néng)達到最大的飽和限度，但是這對于活動的執行的把控也有(yǒu)更高的要求，現場統籌難度也會加大，當然若是能(néng)和阿裏一樣厲害，公(gōng)司年會辦(bàn)成演唱會那種程度也不是不可(kě)能(néng)！
03 戶外場地
有(yǒu)些酒店(diàn)附近的戶外場地還是很(hěn)适合某些類型公(gōng)司舉辦(bàn)年會的。
比如：精(jīng)品酒店(diàn)的院子，帶泳池的大house，甚至近幾年還會有(yǒu)公(gōng)司将年會舉辦(bàn)在拓展基地，團建+年會一氣呵成，棒棒的。
在戶外搭建一個舞台，對于酒店(diàn)那種特定的場所來說相對自由一些，唯一不理(lǐ)想的可(kě)能(néng)會是因為(wèi)天氣原因，或者員工(gōng)的：我隻想做個安(ān)靜吃喝(hē)的美少女/年，我不想動！
除了以上這些，還能(néng)有(yǒu)更加創意一點的場地嗎？當然！必須得有(yǒu)！
04 主題樂園
如何在不需要借用(yòng)老闆扮醜的前提下輕松的調動員工(gōng)對年會的期待？
你還記得，獵豹2017年在迪士尼舉辦(bàn)的年會嗎？
主題樂園不失為(wèi)一個好選擇，借助主題樂園的配置，在常規的年會動作(zuò)之外還有(yǒu)主題樂園各項樂趣的加持，美滋滋呀~
05 遊輪
在遊輪上舉辦(bàn)年會，隻是為(wèi)了财大氣粗的告訴員工(gōng)or外界：“這片大海被我們承包了！我們公(gōng)司！有(yǒu)錢！”。
當然，阿南說的可(kě)不是微商(shāng)的姐妹們，而是獵豹2016年年會包遊輪。
而且讓年會和旅行完美的結合，遊輪上軟硬件齊全，省時省心省力還省錢，越來越多(duō)的年輕的公(gōng)司都開始摩拳擦掌準備承包一片海了！
年會場地布置
說完了年會場地的選擇，我們再來聊聊常規場地的布置，畢竟遊艇和主題樂園嗨就夠了不是？以下内容劃重點，請記小(xiǎo)本本。
在這之前我們要明白酒店(diàn)這類型的場地布置應分(fēn)為(wèi)兩塊内容，外場和内場。
01 外場布置
外場布置都包含有(yǒu)酒店(diàn)外圍、大堂、來賓動線(xiàn)和宴會廳前廳這幾個地方。
外場的布置主要是為(wèi)了指引到場來賓的行走動線(xiàn)，讓他(tā)們提前感受下年會的氛圍，所以一般都會在較為(wèi)顯眼的地方設置指示牌/背景闆/易拉寶。
在宴會廳前廳處可(kě)以設置簽到處、合影處、互動處，如果有(yǒu)茶歇也可(kě)以設置點心區(qū)。
02内場布置
内場部分(fēn)就比較簡單好記了，一些舞台、燈光、音響、餐桌的擺放這些基礎配置就不需要多(duō)說了吧，要注意的就是舞美效果必須根據場地的大小(xiǎo)和年會節目的需求來安(ān)排，還要注意現場安(ān)全哦~
還可(kě)以根據年會的主題擺放一些鮮花(huā)、趣味裝(zhuāng)飾，還可(kě)以用(yòng)上泡泡機幹冰機喲，最重要的是氛圍~
小(xiǎo)夥伴們如果有(yǒu)場地提供方可(kě)以聯系阿南給大家做一個整合登記哦，為(wèi)我們的策劃人提供便利。
年會創意節目
很(hěn)多(duō)小(xiǎo)夥伴們都和阿南說過，經常苦惱要在年會上表演什麽節目才能(néng)既不失創意，又(yòu)不失搞笑。
畢竟年會表演即是公(gōng)司任務(wù)，也是表現自己的一種方式，其實年會節目創意是舊元素的新(xīn)組合。
最後，阿南就來給大家聊聊關于年會節目準備上的創意方式。
01 熱門流行節目的改編，是每年年會的必備節目
比如去年很(hěn)火的《感覺身體(tǐ)被掏空》，還有(yǒu)新(xīn)東方新(xīn)編《沙漠駱駝》……
原因很(hěn)簡單：
熱門舞曲具(jù)備高傳播度和低門檻，讓沒什麽舞蹈基礎的員工(gōng)，在短時間内上手，跳個熱鬧，趕趟而實惠，成了最具(jù)創意年會節目的不二之選。
02 簡單廉價的道具(jù)，清奇的思路，
利用(yòng)人的視覺錯覺，
可(kě)以形成歎為(wèi)觀止的舞台效果
比如表演《小(xiǎo)人舞》。
就是幾個人借助道具(jù)，表演小(xiǎo)人進行跳舞。男生可(kě)以買小(xiǎo)天鵝服裝(zhuāng)的舞台道具(jù)，會比較有(yǒu)趣（萬能(néng)的某寶都有(yǒu)道具(jù)，别說買不到）。
03你平時關注的各大綜藝節目、
微博熱門視頻，抖音，
都是攫取舞蹈創意的來源
年會表演節目時不妨模仿起來，效果杠杠的。
如果上面的創意還覺得不夠勁爆，就挑些猛料。
比如男生反串表演很(hěn)火的羅志(zhì)祥的《朱碧石舞蹈》，很(hěn)适合一幫兄弟(dì)們去表演，效果會很(hěn)棒！
女生的話，可(kě)以跳一些帥氣的舞蹈。
比如社會搖；或者裝(zhuāng)扮雪(xuě)姨等有(yǒu)特色的人物(wù)。
如果妹紙們會仿妝就更好了，來個仿妝走秀（小(xiǎo)醜女等有(yǒu)特色的人物(wù)）
04很(hěn)多(duō)看起來很(hěn)貴的科(kē)技(jì )類節目，
其實并不需要很(hěn)多(duō)錢
比如熒光舞，核心是在某寶上買好道具(jù)，選一套酷炫音樂和舞蹈動作(zuò)。
剩下的，隻需要關燈，讓觀衆在黑暗中(zhōng)震顫。
再比如，大屏互動遊戲。
就是在電(diàn)子大屏幕上掃碼後操作(zuò)手機完成的樂乎現場互動小(xiǎo)遊戲。
所以那些你以為(wèi)很(hěn)貴的年會節目道具(jù)，其實真的不貴！
05開場視頻是主題最重要的SHOW TIME
當燈光暗下，黑暗中(zhōng)所有(yǒu)人的注意力落在大屏幕上，情緒線(xiàn)被輕易撩撥。
視頻主題通常和公(gōng)司業務(wù)、企業年會主題相關，你可(kě)以盤點去年數據、取得的成績，或者把業務(wù)層面發生過的暖心故事拍攝出來。
相對于枯燥的領導講話，一個内容豐富、剪輯有(yǒu)力的開場視頻，會最大程度調動觀衆的參與感。
另外一個經典的做法是，做員工(gōng)采訪合集。
内容可(kě)搞笑，可(kě)嚴肅，但都要和公(gōng)司的業務(wù)和企業年會主題相關。
剪輯方式要有(yǒu)基本的策略，比如把大家對于同一問題的回答(dá)放在一起，顯得節奏感強，有(yǒu)力道。
